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公路工程档案管理难点及对策

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【摘要】工程档案管理不仅能起到历史凭证和工作考察的作用,而且还是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中必不可少的依据。网络时代下,公路工程档案管理信息化也是必然的趋势。电子档案有着归档方便、检索便利、上传速度快的优点,对于提高企业与单位勘察设计工作效率有着极大的促进作用。

【关键词】网络时代;肇庆市;公路工程;档案管理

一、公路工程档案管理信息化的重要性

公路工程档案是将在公路工程建设中所形成的文字、图纸、图标、声像等各种载体文件材料信息化,在企业或者单位中建立一个专门供档案存档的信息平台,方便企业和单位将所有公路工程建设的相关信息都归档存入到统一信息平台中,再辅以信息技术化的管理,保障归档档案资料的安全性,并确保档案资料方便相关管理者、领导者的检索与查看。目的是吸收以往良好的建设经验和吸取以往建设存在的安全问题教训,以便在日后公路工程工作开展中做得更好。

二、网络时代下肇庆市公路工程档案管理的难点

(一)档案管理制度不够完善。当前,肇庆市公路局城区分局目前初步形成了档案管理制度,但还未形成较完整统一的公路工程档案管理办法及规章制度,这主要源于该单位对工程档案及档案人员的不重视。公路工程档案管理制度的不完善,将导致公路工程档案管理工作无章可循,工作人员的相互推诿责任或者对工作敷衍了事,导致许多文件资料在施工建设完成后都找不到原始记录,影响项目建设信息的归档与管理。由于缺乏档案管理制度的约束,可能出现档案管理人员只懂得上传档案信息却不懂得加强档案信息保护的情况。网络时代下最重要的就是保障档案信息的安全,但由于档案管理制度中缺乏该条规章制度,导致档案管理人员只开展基本的工作,即忽略对档案的信息化管理。

(二)档案管理人员信息素质不高。信息素质是指一个人的信息需求、信息意识、信息知识、信息道德、信息能力方面的基本素质。近几年来肇庆市为完善公路网规模建设做出许多努力:肇庆市在2016年计划投资123亿元加快以高速公路、与核心区对接的快速路建设,还改造县乡公路100公里、建设农村公路硬底化300公里。在此过程中,档案管理重要性日益突出,对档案管理人员的信息素质要求就更高。但肇庆市公路局城区分局档案管理人员的信息素质并不高。主要表现在:缺乏信息意识;信息道德不够强;对计算机软硬件技术应用级网络维护等信息知识了解不够。而这都是因为该单位缺乏对负责工程档案的人员进行针对性培训所导致的。

(三)网络安全影响公路工程档案管理的安全性。网络平台的开放化,导致档案管理的安全性和保密性受到威胁。尤其是在当前互联网+时代下,档案泄密事件时有发生,比如企业或单位的档案信息受到漏洞攻击、木马攻击等。网络安全同样给肇庆市公路局城区分局带来一定困扰,城区分局目前建立了档案信息管理平台,也对平台做一定技术维护,但在缺乏对工程档案负责人员的针对性培训之下,这些档案人员的技术维护技能未能跟上漏洞、木马等的升级速度,最终也有可能导致建立的档案信息管理平台缺乏安全保护作用。

三、网络时代下肇庆市公路工程档案管理难点的解决路径

(一)完善公路工程档案管理制度。肇庆市公路局城区分局及其他相关单位都应在内部建立一个完善的公路工程档案管理制度,在建设中要结合肇庆市实际情况进行制定。一是要制定工程档案管理办法。明确建设资料的归档范围及保管期限,要求项目建设负责人负起保障建设资料完善的责任,以确保所有项目建设的原始资料能在建设后顺利归档。二是建立沟通联系机制。越是庞大的工程,其档案资料越是复杂,如果要在建设完成后才进行档案资料收集,肯定无法保障原始资料的完整性。故而应建立起施工相关负责人与档案管理人员的随时沟通机制,使档案管理人员能随时跟进项目进度,并将档案资料及时归档。

(二)提高档案管理人员信息素质。第一,加强对档案管理人员的信息意识、信息道德培训。针对肇庆市公路工程档案管理人员信息意识、信息道德不强的问题,肇庆市公路局城区分局应组织相关人员参加肇庆市档案局或相关单位、机构组织的信息意识和信息道德的培训。其中,信息意识主要是加强档案管理人员学习计算机知识、提高档案管理安全意识等方面培训;信息道德即培养档案管理人员形成保障单位档案安全的责任,以及具备不泄露和变卖档案资料的高素质。第二,加强对档案管理人员信息能力的培训。这方面主要是培训加强对档案管理人员的计算机软硬件技术应用、网络技术维护、建立防火墙等计算机方面的能力培训,使得档案管理人员不仅具备档案管理知识,而且还具备计算机知识,成为一个复合型的高素质档案管理人才,以保障档案管理的安全。

(三)增强公路工程档案管理安全性。档案管理要起到此作用,就要保障档案信息的长久保存,这就需要增强公路工程的那个档案管理的安全性。针对肇庆市公路局城区分局已经建立的公路工程档案管理系统,其还应在档案信息管理计算机或者平台中安装杀毒软件,以防黑客的入侵,对于外来文件还应该一一进行杀毒,以防文件携带病毒破坏档案资料。

四、结论

企业和单位做到公路工程档案管理这个核心工作,对提高企业及单位在更新、改造和大项目处理中的工程管理经济效益是无可替代的。网络时代下,肇庆市公路局城区分局及其他单位更应做好公路工程档案管理工作,将档案管理信息化,并确保标配高信息素质的档案管理人员,提高档案管理安全性。

【参考文献】

[1]范小莉.网络环境下工程档案存在的问题及解决对策[J].陕西档案,2013(6):44-45.

[2]范立梅.浅析如何加强档案管理人员信息素质教育[J].兰台内外,2015(5).

作者:梁绮恩 单位:肇庆城区公路管养中心

公路工程档案管理难点及对策责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次