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公路工程档案管理的重要性

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摘要:

公路建设是推进经济发展的重要部分,公路工程档案作为公路工程的写照有着重要的意义,所以加强公路工程档案管理工作就是重中之重。然而我国公路工程档案管理工作并未跟上社会的发展,仍然面临很多问题,文章将从公路工程档案管理重要性的角度出发为提高公路工程档案管理提出相关的解决方案。

关键词:

公路工程;档案管理;对策

公路工程项目资金花费大,项目多,尤其是近几年,公路建设普及到各个地方城市。公路工程档案对公路工程建设的相关记录,反应公路工程建设从设计、招标到工程竣工全方面的内容。不仅能够反应已经竣工的内容,对公路工程的修缮,调查工作有很大的帮助。虽然我国在公路工程设计、技术、竣工等方面都有了很大的提高,但是对于公路工程管理方面仍然有许多问题待解决。

1公路工程档案的概述和内涵

公路工程档案是指公路工程项目从最开始到最后施工完成的所有相关数据的载体,包括计划书、图纸、表格、财务等具体资料。公路工程档案是对历史公路工程的记录,具有再现性、记录性的特点,能将相关资料真实的反应出来。此外,公路工程档案还会对一些隐蔽工程进行重要记录,是公路工程管理的重要凭证。公路工程档案还会对公路事故进行记录并分析原因,对工程质量加以评定。如果建设完成的公路工程出现质量问题,将会从公路工程档案入手,寻找责任人加以赔偿。公路工程档案对工程的实施、开展和相应的维修都有着重要的帮助。然而,目前相关管理人员对公路工程档案不加以重视,导致公路工程档案管理不周,错误频频出现。接下来,文章将对公路工程档案管理进行分析并提出相应的改进措施。

2目前公路工程档案管理存在的问题

2.1档案管理意识薄弱近几年,虽然我国公路工程贯彻了大江南北,高速公路也修到了各个城乡内,但是公路工程的质量却没有提高。公路裂痕、断裂的现象频频出现,更夸张的是出现了公路大桥断裂的情况,造成很多交通事故。这些原因人们大多归为公路工程建设问题,却忽视了公路工程档案管理的问题。公路工程档案管理不周能够直接导致工程建设拖工、工程质量等问题。然而公路工程档案管理却总是被忽视,主要原因就是相关工作单位的档案管理意识薄弱,工作单位对档案资料收集,整理不积极。并且,公路工程档案的部门管理也不够科学,项目负责人为了获得更多的经济利益,只抓与资金相关的部门,忽略了对档案管理部门的管理,大多领导者对档案管理部门人员也不采取奖惩模式,这就导致工作人员对工作失去热情,档案管理工作效率下降。不能贯彻公路工程档案管理的重要性是导致管理效率降低的直接原因。

2.2收集整理档案的标准不一致由于在公路工程建设过程中制度没有明确规定必须设立相关部门,许多项目单位为了节省开支不设立明确的管理部门,只是在需要时雇佣临时工作人员,这就导致档案管理工作跟不上公路工程的进度。由于临时工作人员频繁换动,导致工作人员不能明确工作任务,有的工作人员甚至没有完成相应的工作进度就离开工作,出现档案资料缺少,相应资料与工程时间对不上的现象。此外,负责人为了检查能够合格,甚至让人胡乱编造工程档案。致使工作人员在进行资料整理和收集时会出现诸多问题。如在进行档案收集和整理时由于相应的制度标准不统一,一个工程档案中出现多个整理标准,导致资料混乱。

2.3相关制度不完善且人员素质低我国公路工程档案的编制不够清晰,大部分制度只是片面的,没有明确,导致工作人员在进行实际操作时模棱两可,档案资料不健全。并且随着公路建设日益增加,公路工程档案编制任务繁重,然而我国公路档案编制仍然采用老式的方法进行,没用的资料过多,使公路工程档案管理越来越困难。由于大部分档案管理人员都是在室内进行编制,很少去工地进行实地考察,对公路工程内容不了解,致使工程档案编制缺少真实性和确切性。公路工程档案包括设计图,工程流程,资料表格等,这些内容需要工作人员进行整理分析,但是聘请兼职人员对专业知识不够,对管理的内容变通能力差,使档案编制的条理不清晰,出现大量错误。

3提高公路工程档案管理的有效措施

3.1加大对档案管理的投入要真正的将档案管理工作做好,就要加大对档案管理的投入,提高对档案管理的重视程度,让公路工程的员工都意识到档案管理的重要性。工程项目的有关文档不仅真实记录了重要资料,还是工程质量的镜子,对以后工程质量的检查提供可靠依据。工程项目应该加大对工程档案管理工作的资金投入,设立专门的档案管理部门,招聘固定的工作人员,并采取奖惩工作模式,提高工作人员的工作热情。不仅要进行工作人员的思想工作,更要做好领导者的思想工作,让领导者真正意识到工程档案管理的重要性,认真做好档案检查工作,抓住工作重点,进行有效管理。提高监管质量。此外,国家机构应该加大对档案管理的宣传,让每个人都参与到工程档案的管理和监督工作,为档案整理工作贡献自己的力量。

3.2统一管理标准档案管理相关的制度过多,目前最规范的管理制度为《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》。根据同一个标准来进行文档整理、资料记录以及工作交接,检查机构进行检查也会节省时间。不仅要对管理标准进行统一,还应对管理标准进行完善,使档案管理更加规范。项目负责人在工作前也应设立明确的档案收集范围、整理要求、检查标准,如果档案管理检查未符合要求,应该要求重新返工。我国目前的工作方法太过古板,大部分还使用文字纸张进行编辑,使资料堆积过多,查找困难。普及计算机档案管理也是提高工作效率的有效方法,用新技术的标准来规定工作任务,让新技术普及每个工程项目。

3.3加强管理和人才培训每个单位的管理监督工作都应做到位,公路工程不能仅仅做工程现场以及质量的监督,还应做好工程档案管理的监督工作。对于工程档案管理工作应该做好三方面的监督:资料收集工作监督,在进行任务安排时应该明确规定资料编辑范围,以免多余的资料进入工程编辑中,导致工作量过大;做好工作交接,工程档案编辑工作量大,人员不固定,在进行工作交接时一定要确保已经完成的工作,交接时间不应过长;档案整理工作的监督,在进行档案整理时应该将资料进行细分,方便以后查找,并且定期进行资料检查,防止档案丢失。人才培养工作也是必须要抓的,我国工程档案管理工作人才缺失,并且工作人员大多都只会使用老方法进行档案管理,要真正的提高档案管理工作人员的技术,所以,我国应该培养更多的管理人才,项目单位也应该对工作人员进行新技术普及,让档案管理更科学。

4结束语

公路工程档案管理不仅关系到公路工程建设问题,一定程度上还关系到我国的城乡建设发展。要做到公路工程档案的改革进步是一个漫长的过程,需要从改变工作人员的意识入手,让相关人员对公路工程档案管理加以重视,并且规定档案管理标准,提高工作人员自身素质。只有这样,才能让我国的公路工程档案管理更加进步。

参考文献

[1]杨牧盘.高速公路建设项目工程档案管理探讨[J].工程与建设,2010,24(5):715-717.

[2]庄波.公路工程项目公司档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2009(6).

作者:王婷 单位:温岭市交通实业有限公司

公路工程档案管理的重要性责任编辑:杨雪    阅读:人次