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水利工程施工建设档案管理探讨

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摘要:水利工程施工档案对于水利的建设与维护具有非常重要的作用。文章以某工程渠道档案管理工作为例,阐述水利工程施工建设档案的管理方法,并建立评价指标进行档案管理评价,旨在为规范我国水利工程施工建设档案管理流程,提高档案管理水平提供参考。

关键词:水利工程;施工建设档案;档案管理;评价指标;管理流程

水利工程施工建设档案是保证水利工程质量安全和可维护性的重要参考资料,所以水利工程施工建设档案管理工作一直以来都是承建单位在施工建设中的重要内容。某工程渠道长68.46km,设计引水流量350m3/s,最大引水流量500m3/s,该渠道1标段长5.848km(桩号4+085~9+909)。渠道纵穿多条支流、公路和居民区,施工复杂度高,地质条件复杂。在建设过程中参与单位众多,包含了勘察设计单位、承建单位、材料供应商、设备供应商、监理单位等,工程资料类型众多、结构复杂,所以对于资料的收集、整理、分类、归档等一系列的档案管理工作对于工程的开展与后期的维护具有非常重要的意义。

1档案管理工作的内容

1.1档案管理组织

档案管理要有独立的办公室和专业的档案管理人员,档案管理办公室要符合档案管理要求,包括档案保管要求,防水、防火、防潮等,还包括档案应用要求,配置打印机、复印机、扫描仪、计算机等。档案管理人员要具备档案专业管理技术资格,熟悉水利工程施工建设全过程业务的开展顺序与流程,通常配置两名以上工作人员,可做到相互帮助与监督。档案管理制度是档案规范化管理的有效保证,包括档案接收制度、档案保管制度、档案利用制度、档案安全制度和档案统计制度等。档案的分类与归档要具体到项目的个体单位,设立档案保管期、责任人和工作节点目标。档案管理经费由各项目的工作单位提供,将其纳入单位工程年度经费预算中。建立档案管理保障措施,明确档案管理工作流程:(1)明确工程档案的质量、份数、移交审批制度;(2)档案管理的收集与整理工作要与水利工程施工进度和施工质量控制同步;(3)单元工程质量验收时,验收资料归档要具备完整性;(4)已验收的部分工程档案,在十日内必须完成归档、整编;(5)建立自查制度,将其纳入部门考核。

1.2档案管理整理、分类与归档

档案的管理、分类与归档要保证文件资料的完整性、准确性、系统性。在水利工程施工建设开始前,就要收集工程开工建设的有关资料,其中包括施工技术资料、材料与设备资料、质量评定与验收资料等。施工建设过程中,要及时对文件的施工图、施工合同、施工规范标准等进行收集,保证文件材料与施工进度同步。档案的保存形式多种多样,对于纸质文件要保证材料的字迹清晰、图表整洁,签字审核手续完备。电子资料要进行备份,可采用刻盘等方式进行保管。标注的案卷名称要简洁准确,目录编制规范,便于快速定位档案位置。档案的分类要根据水利工程施工建设的内容进行科学的划分,如综合类档案、合同类档案、进度控制资料档案、质量控制党刊、施工管理档案、生产控制档案等。要求工程建设的参与单位各职能部门要按时、按要求归档,移交各完成的工程档案或者是根据施工需要调取档案时要建立严格的审批制度,按照用户需求移交有关工程档案。使用完毕后,要及时归还。工程档案的收集与整理要根据工程节点设置考核办法,保证完成各节点的档案整编目标。

1.3档案后期管理

档案从工程部门接收后到档案室要进行档案的保存与统计,保存时要在档案柜架上清晰的标出档案的内容,根据档案归属分类保存。档案柜及档案柜上的资料要整齐摆放,统一间距,档案数量要与目录数量相吻合,定期进行档案检查,落实三防工作,保证档案的保管安全性。档案利用时要根据目录进行档案定位,在信息化档案管理过程中,可通过软件系统通过关键词定位,找到档案所在位置。档案的编研工作是对水利工程施工建设过程中的重要事记、科研成果、基础资料等进行汇编,使档案更加规范,做到能够合理开发和利用。目前的档案管理中,使用档案管理软件辅助管理已经成为了一种重要的档案管理手段,将档案的案卷目录、文件级目录、档案简介等建立数据库,归档的电子文件直接存储在服务器中,建立双活数据中心,保证电子文件的安全性和7*24小时可利用性。

2档案管理评价

2.1评价方法

档案管理评价是以《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程项目档案管理规定》等文件为依据,根据水利工程施工建设项目的具体情况建立档案管理评价指标体系,拟定评价阈值、指标等参数,并采用层次分析的方法进行综合评价。层次分析结构可划分为三个层次结构,包括目标层、准则层和指标层。其中目标层A作为档案管理的综合评价,准确层B1为档案管理组织机构,B2为档案整理、划分与归档,B3为档案接收后的管理。指标层是以实际情况确定管理指标,Cij(i,j=1,2,…,n),指标内容包括:档案管理组织机构下分的管理机构人员、档案管理设施、档案管理制度、档案管理经费、档案管理保障措施;档案整理、划分与归档下分的文件资料完整性、文件资料的准确性、文件材料的系统性、归档与移交、节点目标完成情况;档案接收后的管理下分的档案保管与统计、档案利用、档案信息化和档案管理标准化等。

2.2指标系数

指标系数依据档案管理工作检查过程中的实际情况,以及管理规范文件的评分标准,采用了等间距分级法确定系数标准。

3结语

水利工程施工建设档案是水利工作中不可或缺的重要资料,它不仅能够辅助工程建设顺利完成,而且是竣工后的维护与保养的重要参考依据。所以作为水利施工企业在进行水利工程建设时,必须要完善档案管理工作内容,提高档案管理水平,保证所建设的水利工程有档可查、有据可依。

参考文献

[1]严杰.浅谈大型水库水利工程建设档案管理[J].工业b,2015,(31).

[2]李卫川.提升水利工程档案管理水平的对策研究[J].工业c,2016,(8).

作者:郭东升 单位:南水北调东线山东干线有限责任公司

水利工程施工建设档案管理探讨责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次