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火力发电厂工程合同管理

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1.火电厂工程合同档案管理现状及存在问题

火力发电厂工程直管、代建、委托三种建管模式并存,参建单位众多。在工程建设中,仅土建施工单位就有近百家,相应的施工合同就有700多项。此外还有相当数量的监理、设备采购,土建、机电安装等各类火电厂工程合同。因此,合同管理的工作量十分巨大。电厂一开始意识到合同档案管理的重要性,采取了一些相应措施来加强其管理。然而,由于火电厂自身和客观因素,合同档案管理不规范,存在有待改善的问题。

1.1对火电厂工程合同档案管理工作的认知缺陷火电厂普遍存在多项工程同时进行、项目跨专业等特点,这给合同档案管理带来相当的难度。

1.2火电厂工程合同档案管理工作的缺陷由于电厂内部各个项目所在部门只注重合同对正在进行中的工程的作用,工程竣工后,忽略了合同材料的后期管理及归档。这样一来,合同档案材料由于人为等因素会损害了有效文字等情况。

1.3各类火电厂工程合同档案文件资料的缺陷在合同档案的管理过程中,我们往往只关注合同档案的收集、保存、归档、管理等环节,而忽略了合同本身的质量,必须确保各类合同文件资料的完整性和真实性。不少合同缺少某些重要的条款,在实施过程造成工程缺陷和漏洞,影响工程质量,运行后造成不安全事件发生。

2.加强火电厂工程合同档案管理的措施

2.1提高对火电厂工程合同档案管理工作的重视程度在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查,评估合同风险,然后进行火电厂工程合同的策划,为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。当合同签订后,应该对于合同实施情况进行跟踪,收集合同实施过程中的信息资料,然后对此进行分析,提出合同实施方面的意见、建议,建立合同实施保证体系。第一,建立外包工程管理平台。各有关单位的所有合同档案管理专职人员及时录入工程立项、资质审查、入场管理、施工监督和竣工验收等管理环节信息,对各项施工工程进行在线管理和监督,确保各项合同档案信息准确、完整。第二,建立合同网络审核体系。确保签订的合同符合《合同法》及与其他法律、法规有关的内容以及所涉及到合同的规定,明确发承包双方各自的权利义务,保证工程施工质量,不发生合同纠纷。

2.2各类火电厂工程合同档案文件资料必须真实完整合同档案是工程建设档案的重要组成部分,是反映工程建设真实情况的基本资料,是工程项目竣工验收的重要依据。第一,建立合同管理平台。将合同的基本信息,如档号、合同名称、合同编号、签定日期、合同多方责任者、合同属性、合同金额、履行情况、合同整理互见号等子目录项进行详细著录,在同一个工程的各类合同后用括号统一著录工程的名称或统一的工程编号,确保火电厂工程合同收集完整,归档及时。实行发包单位和承包单位分级管理,除做好档案的收集、整理、归档、利用工作外,要建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、稳定的合同管理人员网络体系,确保人员有效到位,保障工程施工合同归档渠道的畅顺。第二,加强合同管理人员培训,使档案人员应充分利用信息时代的资源,通过计算机对合同档案特别是建设工程施工合同、大、小修技改项目施工合同档案进行管理,并实时录入、更新管理过程的信息,确保合同档案信息性便捷和准确。与此同时,合同档案管理人员还应提高防范意识,加强合同档案管理的保密工作,维护火电厂自身的合法权益。

2.3火电厂工程合同档案管理工作必须规范有序合同档案管理是一个环环相扣的过程化管理,任意一个环节不规范就可能造成档案的失实或缺失。为此,各有关单位相关专业管理部门应通力协作,共同做好相关的工作。第一,合同履约责任部门负责收集、整理合同履行过程中的各类原始资料,建立合同档案,合同履行完毕或合同的权利义务终止后,及时将全套合同资料提交合同主管部门归档。第二,合同主管部门按规定及时将合同档案移交公司档案室存档。合同档案资料包括合同协议书、合同条款、有关纪要等文件。招标项目还应包括招投标的全套档案资料。第三,基建火电厂工程合同由合同主管部门整理按规定及时移交公司档案室,归入基建档案,机组大、小修和部分日常维护项目,外包合同由生产技术部整理成册移交公司档案室,归入生产档案。合同文件存档后,正本不得外借,副本外借时,要按规定办理好借阅手续,并及时回收,以免档案遗失或损毁。

3.结束语

只有不断提高对合同管理的重视程度,强化合同档案的科学管理及法律约束作用,才能有效降低工程风险,提高企业效率,确保施工项目协调有序地运行。

作者:刘勤 单位:华电莱州发电有限公司

火力发电厂工程合同管理责任编辑:杨雪    阅读:人次