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农村饮水安全工程档案管理工作探讨

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[摘要]农村饮水安全工程是重点民生工程,做好工程档案管理工作意义重大,文章总结了农村饮水安全工程档案管理工作的一些做法,对档案管理中存在的问题进行了分析,提出了做好农村饮水安全工程档案管理工作的建议。

[关键词]农村饮水安全;档案;管理

1引言

临汾市总人口434.5万人,其中农村人口250.3万人,占总人口的57.61%。全市山多川少,十年九旱,水资源严重不足,水资源总量15.2亿m3,人均占有水资源量380m3,呈现出人口多、用水量多、水资源量相对少的特点,水资源供需矛盾相对突出。为保障农村饮水安全,近年来,临汾市把解决农村饮水作为一项重要工作常抓不懈。到2010年,全市建设各类农村饮水工程3743处,基本解决了农村人口的饮水问题,实现了农村饮水安全全覆盖。之后开展了提高农村群众用水标准工程建设,进一步提高水质标准,提高自来水入户率。截至目前,全市饮用自来水(包括简易自来水)人口占到农村人口的94%。农村饮水安全工程作为重要的民生工程,投资规模大、建设时间长、建设地点分散、单项工程小而多,决定了农村饮水安全工程档案资料具有数量多、资料分散、收集管理难度大的特点,因此,做好农村饮水安全档案工作是一件复杂而系统的工作。

2农村饮水安全工程档案工作重要性分析

2.1工程档案是维护管理农村饮水安全工程的第一手资料临汾市农村饮水安全工程点多面广、战线长,全市4819处农村饮水工程,其中单村供水工程就有3519个,占饮水工程总数的73%。工程使用过程中一旦出现问题,在对其维护、维修、改造过程中,工程档案就是必不可少的依据和凭证。

2.2工程档案

为今后农村饮水安全工程建设提供参考和借鉴在解决农村吃水问题上,临汾市经过了人畜吃水、饮水解困、饮水安全、标准提高等几个阶段,每个阶段工程建设都有不同的技术要求和侧重点,完整的农村饮水安全工程档案,为今后提高工程设计质量提供了参考和借鉴,也是开展农村饮水安全工程学术研究、持续进行工程建设的宝贵资料。

2.3工程档案是保障

农村群众安全饮水的重要依据在自然和社会环境影响下,自然灾害、突发事件难免发生,也可能对农村饮水安全工程产生不同程度的影响,要避免或减少其影响,保障农村群众饮水安全,就必须分析研究工程档案中的数据和结论,提前预防和有效解决自然灾害、突发事件产生的影响。同时,工程档案还是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据。

3主要做法

在农村饮水安全工程项目实施中,根据实际情况,形成了一套档案收集管理模式,力争为工程提供一份翔实可靠的档案材料。3.1工程实施前期的资料收集工程前期文件材料主要有项目投资计划、资金文件、批复、会审纪要、实施方案、变更设计及批复、法人建立文件、项目公示、招标公告、招标文件、中标通知书等。

3.2工程施工期间的资料收集

施工文件材料主要有项目划分申请、报告、批复、单元工程质量评定表、隐蔽工程验收签证,水泥、沙、石、钢筋、混凝土砂浆配合比资料,砂浆、混凝土试件检测报告、施工日志,工程工艺、设备材料、管材合格证、设备合格证等。此外还包括开工申请、开工令、隐蔽工程签证、中间报量、联合计量单、完工结算书及支付证书等监理文件材料。

3.3竣工验收及运行管理资料收集

竣工验收文件材料主要有建设管理报告、施工管理报告、监理报告、质量评定报告、资金支付资料、财务决算报告、审计报告;工程运行管理资料主要有受益户统计表、移交清单、试运行报告、工程管护制度、管护协议、水质化验报告等。

3.4根据工程特点做好档案资料整理

由于农村饮水安全工程量小、数量多,单个工程很难装订成一本,因为一个批次的很多程序都是同时审批的,包括资金下达、方案审查、招标、设计、施工、监理、质量监督等,这些资料应批次装订,避免资料重复,但装订时注意对每个工程进行编码,一个工程对应一个编码,以方便工程准确快捷的通过编码将其找出。档案装订应按照水利部颁发的水利工程建设项目文件材料档案管理规定实施。同时,由于农村饮水工程档案使用频率高,不要用档案盒装,最好用硬壳纸当封面,用线捆扎封边装订。

3.5严把档案资料收集管理环节

在工程档案收集管理中,要本着“对过去负责、为现在服务、替未来着想”的原则,确保各类档案资料的规范性、完整性和准确性。对接收的建设管理类、勘测设计类、建设监理类、施工管理类、竣工验收类等工程建设档案,管理办法、管理制度、用户协议、安全责任书等运行管理档案,工程建设、水费收缴与使用等财务档案,各类配件、管材出入库登记等物资档案,分别进行分类、整理、编目、装盒、入库,做到整齐规范,排列有序,查找方便。

4档案管理存在问题

4.1对档案资料收集管理工作重视不够

农村饮水安全工程是一项重要的民生工程,涉及到老百姓的切身利益,有关单位大多认为其重点应突出解决好工程设计、建设工期、工程质量和工程效益上,忽视了档案的收集、整理、归档、管理,导致工程档案管理工作相对滞后,档案的系统性、准确性得不到有效保障。

4.2档案收集管理专业人员缺乏

在农村饮水安全工程项目建设中,档案收集管理人员一般是新参加的工作人员、工程技术人员或兼职人员,有的甚至是临时抽调,身兼数职,缺乏档案专业知识,对工程档案收集管理比较陌生,不熟悉档案收集管理的法规和制度,很难适应工程档案收集管理工作需要。专业档案管理人才更是奇缺,在一定程度上影响了农村饮水安全工程档案管理工作。4.3工程档案资料不齐全由于农村饮水安全工程前期工作距离实施时间跨度较大,往往哪个部门形成的档案资料就保存在哪个部门,甚至保存在承办人手中,信息不容易掌握,导致前期工作档案资料收集不齐全。而且由于农村饮水安全单项工程规模较小、施工技术难度不大,对施工单位资质要求不是很高,多为资质较低的施工企业,对工程档案资料的收集管理水平参差不齐,导致施工资料不规范、不完整。同时个别资料还存在不完善、不完整情况,存在以施工图、甚至示意图代替竣工图,签字手续不齐全等问题。

5思考及建议

农村饮水安全工程的建设与使用,对提高农村群众生活质量,促进当地社会经济发展具有深远意义。做好工程项目档案收集管理工作,是每个工程参与者义不容辞的工作职责。结合工作实际,就农村饮水安全工程档案收集管理工作谈几点建议。

5.1明确档案收集管理责任

农村饮水安全工程参建单位在重视工程进度、工程质量的基础上,要进一步提高档案收集管理意识,压实档案收集管理责任,切实发挥建设单位的龙头作用。建设单位项目法人对档案工作负总责,勘察、设计、施工、监理等参建单位负责人员,按各自职责对档案分级负责,全程跟踪农村饮水安全工程档案资料的收集整理,确保工程档案系统、完整、准确、规范。

5.2做好工程档案收集整理工作

依据农村饮水安全档案形成的特点,区别不同情况,确定相应的收集方法。对形成周期短、时间性强的档案,做到及时收集,避免因时间拖延造成的内容混淆、遗缺,降低档案质量;对形成周期长的档案,划分收集时间区段,确保档案的完整性,坚持从档案形成的源头抓起,做到前期介入到位、中期控制超前、后期检查严格,重点收集管理好工程设计变更、隐蔽工程等资料文件,体现工程建设的真实面貌,杜绝擅自修改、伪造或事后补做档案资料的现象,确保工程档案的规范化、标准化和真实性。

5.3建立工程档案规范管理网络

农村饮水安全工程范围广、工期长、资料多、环节复杂,形成的档案资料种类多、数量多,为了实现工程项目档案标准管理,必须建立相配套的档案管理网络,完善管理制度和工作程序。在项目档案收集整理阶段做到下达任务与提出事件材料归档同步;检查计划进度与检查文件材料情况同步;验收鉴定工程与验收鉴定材料归档同步;项目总结与文件材料完全归档同步,确保应归档文件材料“颗粒归仓”。

5.4提高档案管理人员的综合素质

加强对档案收集管理人员的业务知识培训,逐步提高他们的业务素质,有条件的单位可以聘请专业档案人员,深入工地,对工程档案收集、整理、移交、验收等工作进行指导,对存在的问题及时改正。同时,档案管理人员要增强事业心和责任感,积极主动了解工程动态和资料流向,自觉做好档案收集管理工作,做到不遗不漏,保证档案资料的齐全、完整、准确,使工程档案资料能准确地反映工程建设的全过程。

5.5加大工程档案的现代化管理力度

注重运用计算机、照相机、录音笔、摄像机、光盘技术、扫描仪等现代工具收集整理工程建设资料,这样不仅便于检索,延长保存期,增加保密性,还可以通过对比来选择最佳农村饮水安全工程施工方案,达到节约人力、物力的目的。同时,要积极开发利用工程档案资源,主动提供档案服务,充分发挥工程档案资料的价值,为全市经济社会发展服务。

作者:郑建民 单位:临汾市水利局

农村饮水安全工程档案管理工作探讨责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次