档案对医院管控的影响范文

规范管理、安全保管是档案信息资源开发与利用的保障

档案的整理，不仅为档案的利用创造了方便条件，而且也为整个档案管理工作奠定了良好的基础。档案整理内容：分类、立卷、编目、案卷的排列和案卷目录的编制。收集来的档案内容繁杂，数量多，均处于零乱的状态，不好管理、无法提供利用，因而需要档案人员全面进行鉴别、分类，并要科学规范地整理档案，仔细认真地分析、认定价值，划定保管期限，制定三合一制度，认真决定取舍，了解档案情况，剔除无价值的档案。

否则，将其混杂一起，不仅在人力、物力上造成浪费，也使真正有价值的重要的档案被大量无价值的档案所淹没，给提供档案利用工作带来很大的困难。笔者根据本单位特点，结合医院档案内容性质，把医院档案划分为以下几种类型。

（1）文书档案：分党群类、综合类、劳动人事类、医政类、药政类五小类；（2）科技档案：分科研类、基建类、设备仪器类三小类；（3）声像档案：分照片、录音、录像三小类；（4）电子档案：分磁盘、光盘二小类；（5）实物档案：分奖品类、印章类、其它类三类；（6）会计档案：分会计凭证类、会计账簿类、会计报表类、其它类四类。分类一旦确定，就按照文件之间的历史联系将全宗内分开年度、划分问题类别，确保概念明确、层次清楚、避免混杂。整理档案过程中，要注重档案载体的完整及修复。由于年代久远，多种材料散落在有关部门或个人手中，保管不善，多有破损，有的面目全非，而经过粘贴、修补或复印，可为利用者提供清晰、真实、可信的档案材料，才能更好地为利用者服务。经过系统科学的分类、编目、鉴定、统计等作，使档案应用起来准确、快捷、方便，为医疗、教学、科研管理提供全方位的服务，发挥档案的最大价值。

开发信息、提高利用率是档案管理工作的目的

档案的利用取决于利用者的需要，同利用者进行双向的信息交流，是提高档案利用率的重要环节，只有了解和掌握利用者需要，才能有针对性地开展利用工作，最大限度地满足利用者需求，更好地为社会服务。

作为档案工作人员要熟悉档案、了解档案，仅靠坐等利用者上门而不主动调查研究，是不能取得好效果的。笔者根据医院工作需要，编写了《大事记》、《组织沿革》、《全宗介绍》基础数字汇编，三合一制度、发文汇编、专题汇集、医院年鉴等等多种检索工具，方便了查找，为利用者提供了查找档案的线索，发挥了参谋和咨询的作用，提高了档案在医院医疗活动中的服务质量。

2003年，我院因占地与邻边村民发生了纠纷，一时谁也说不清这块地属于谁，医院领导通过检索档案，查到了1974年的医院征地协议，由于年代久远，字迹、纸张都已模糊不清了，幸亏档案工作人员在整理档案的过程中，早已复制、裱贴、使得原本无法说明问题的协议，通过辨识、协商，终于得到了村民的认可，恢复了本属于医院的土地归属权，为医院的医疗卫生、经济发展提供了可靠、真实的依据，同时也受到了村民的好评，他们说这个协议我们早就没了，在你们医院还能找到，你们真是有心人啊。

多措并举提高档案信息的开发与利用

一要加强档案资料编研工作，利用室藏逐件查找整理，进行专题性、系列化编研。

二要正确处理利用与保密的关系。提高档案管理人员的保密意识。档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。因此，档案管理人员必须要有高度的责任心、事业心和保密意识。做到守口如瓶，万无一失。

三要联系历史和现实对档案进行分析，多方考证档案内容，同时，制定严格的规章制度，提高档案管理人员的管理水平。

四要加强对档案工作人员的培训和教育，从多种途径和方式，从感情上和理性上提高利用者的信息意识和信息能力。

五要倡导档案管理人员了解现代化设备和各种新型文献，掌握操作技能，并熟练应用，提高现代化管理意识，培养合理的知识结构，成为复合型人才。

六要建立完善的检索体系，方便利用者利用档案信息。在信息时代，网络化管理是一种便捷高效的管理方式，要不断推进档案信息化管理，使利用者查阅档案资源更加便利、更加快捷、更加实效。七要加强档案信息重要性的宣传工作，提高档案的知名度。使得人人懂档案，人人珍惜档案、爱护档案。

结语

《档案法》颁布以来，医院通过办宣传栏，全文刊登《档案法》内容及学习摘要，提高了全院职工的档案意识。一旦遇职工升级、晋升、加工资等都要到档案室查资料、查文件，明确职工工龄、晋升的时间，曾受到哪一级表彰等等；写计划、写总结、写文章，也总是离不开档案工作人员为他们查资料，找档案。档案利用率逐年上升，档案室成了医院最安全、最可靠、最放心的地方，档案工作人员也成了最可信的人。总之，随着时代的发展，社会对档案工作的要求会越来越高，档案工作人员要刻苦钻研业务，提高整体素质，更好地为医院提升知名度服务，为医院管理服务，为医院改革发展服务，为提高医院经济效益服务，使档案信息在医院管理中发挥更大的作用。

作者：毛诗玉单位：湖北省宜昌市第三人民医院