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教育建设项目档案管理

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1学校基建档案管理存在的问题

(1)思想认识不到位。一是有些学校领导思想认识不到位,重视程度不够,长时间沉浸在新校区即将开工建设的喜悦中,从新校立项开始就没有对基建档案管理进行“提前介入”设计,根上带病;二是档案管理人员思想认识不到位,由于主观和客观原因,责任心不强,“做一天和尚撞一天钟”的消极工作心态普遍存在。这会直接导致学校的基建档案资料要么存在无人负责的混乱状况,要么因收集、整理不及时而造成档案残缺不全。

(2)人员配备不到位。由于新校建设大都是时间紧、任务重,同一时间内开工建设的单体建筑较多,大部分管理人员的时间和精力还没有转移到基建档案管理的制度化和规范化,基本没有配备专职档案员,档案管理意识较差,这都导致了基建档案难以形成有效的管理,在执行上存在“疲软”现象。

(3)规章制度不健全。新校建设之初各方管理人员往往比较重视工程进度和工程质量,而忽视对基建档案原始材料的收集整理,由于缺少相应的规章制度进行制约,基建档案管理从一开始就无章可循、无据可依,直到临近建设项目竣工交付时,才会发现基建档案零零碎碎,残缺不全,而此时收集起来难度加大,最终造成资料移交不全、归档内容质量不高。

(4)管理手段落后,主动提供服务的意识不强。档案管理工作最终目的是要为社会提供服务,新校基建档案也要为学校发展服务,为教育发展服务。由于档案管理人员流动性太强、缺少系统培训、更新知识较慢,导致新校基建档案管理手段没有适应现代化要求,档案管理还存在着传统的“为保管而保管、重保管轻利用”思想,主动参与开发利用档案的意识较弱。

2教育建设项目档案管理的对策与建议

(1)依法治档,用法治思维强化基本管理。法制国家必然要求社会各行各业都要依法行事。依法治档就是要求主体单位按照国家档案管理的有关法律法规对基建档案进行合法、科学的管理,新校区基建档案的管理要依法办事,都要严格依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设项目(工程)档案验收办法》等要求来进行,档案的收集、整理、归档、移交等各个环节都是有法必依,必须依法进行。

(2)科技兴档,用现代化手段提高信息化管理水平。实现学校基建档案的信息化管理,一是要做好基础数据建设,这是基本前提,二是要注重网络环境建设,实现上下一体化,三是要加强业务流程建设和档案目录数据库建设,在管理标准化、规范化基础上实现业务重组。这样可以通过建立电子档案数据库实行远程传输、查阅、保管和利用,提高基建档案管理效率。

(3)强化认识,树立科学化管理的正确方向。领导重视是搞好新校基建档案管理工作的关键。学校领导要有较强的档案意识,认识到新校建设档案对学校今后管理工作的深远影响,强化档案形成意识,建立责任追究制度,如有档案失真、散失、遗漏、损毁而严重影响基建档案质量的,要追究有关人员的责任。同时,档案管理工作要纳入学校整体管理制度,从制度上提升档案管理的重要性,解决档案不被重视管理的问题。

(4)提前介入,建章立制,专人负责,从体制机制上做到未雨绸缪。没有规矩,不成方圆。比如,某院校新建时,提前制定了诸如《学校基建档案收集整理移交流程》、《学校基建档案管理员岗位职责》、《学校基建档案责任追究制度》等10多个相关文件和办法,新校建成后共整理了2632卷档案,基本包括了建设项目前期、后期、结算等所有的过程资料。

(5)积极开发利用学校基建档案信息资源,为社会提供高效优质服务。“今世赖之以知古,后世赖之以知今”。基建档案的开发利用是新建学校档案管理的目的和归宿。随着学校不断发展,档案利用会越来越多,需要提供的信息量会越来越大,因此,我们要认真做好学校基建档案利用工作,积极开发档案信息,开展信息咨询活动,增强服务功能,满足不同的利用要求,从而达到实现档案价值的真正目的。

学校基建档案信息资源开发与利用,一要坚持按规章制度办事,注重改善服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、准确、迅速;二要强化学校档案室的综合服务功能,努力开发其教育功能,使基建档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主,充分发挥档案应有作用;三要健全档案的检索工具,汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料,提高档案利用率;四要利用多媒体辅助档案管理,使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化,让基建档案信息资源更好地为教育教学服务,为社会发展服务。

作者:刘向前 单位:青岛市教育局基建办公室

教育建设项目档案管理责任编辑:杨雪    阅读:人次